Politica de Privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa SISTEMA SIN BARRERAS establece la política general y especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la Organización.  

  1. Identificación del responsable

Nombre de la empresa: SISTEMA SIN BARRERAS, sociedad comercial identificada con NIT. No. 79.104.602-9, se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social consiste en prestar servicios de  capacitación, educación para el trabajo y el desarrollo humano. 

DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 122-48-21 int 2.

PÁGINA WEB: www.sistemassinbarreras.com

TELÉFONO: 601 7592930

CEL: +57 314 2710230 – 3143631439

E-MAIL: servicliente@sistemassinbarreras.com

  1. Objetivo

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de los datos personales al interior de SISTEMA SIN BARRERAS, que permite el nivel de confianza entre los Responsables y titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las últimas y transferencias para que estén sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.  

  1. Alcance

Esta política de tratamiento y protección de datos personales se aplica a todas las bases de datos y archivos que incluyen datos personales que son objeto de tratamiento por parte de SISTEMA SIN BARRERAS como Responsable del tratamiento de datos personales.

  1. Definiciones

Habeas Data: Derecho que tiene toda la gente de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de la naturaleza pública o privada.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Base de Datos: Conjunto de datos personales que mar objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, cuentos como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso y dado a conocer del Título para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: en el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que está puesto a disposición del título con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y / o el tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

  1. Principios rectores aplicables en materia de datos personales

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  1. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una base legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada en el título.

  1. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento expreso y conocimiento del título. Los datos personales no pueden ser divulgados sin autorización previa, o el hijo sin autorización legal obligatoria o judicial que releve el consentimiento.

  1. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a un tratamiento debe ser completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan un error.

  1. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del título, de la dirección, del tratamiento y del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricción, información sobre la existencia de los datos que le conciernan.

  1. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y de la Constitución. En este sentido, el tratamiento puede hacerse por personas autorizadas por el título y por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no hay medios disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solamente a los titulares o sus permisos según la ley.

  1. Principio de seguridad: la información sujeta a un tratamiento por el Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento que se refiere a la Ley de Habeas data. Los datos, las medidas técnicas y las normas que son necesarias para otorgar seguridad a los registros. Evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de los públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de su relación final con los profesionales que lo usan, pudiendo realizar comunicación de datos personales cuando esto corresponde al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

  1. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que otorgan la ley:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del trabajo o encargados del trabajo. Este derecho puede ser ejercido, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan un error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

  1. Solicitar la prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente, excepto como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

  1. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, solicitud virtual, respecto del uso que les da o ha dado a sus datos personales;

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

  • Revocar la autorización y / o solicitar la supresión del dato en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y / o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que esté en el cargo. Responsable o Encargado de haber incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución;

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

  1. Autorización del titular de datos personales

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal SISTEMA SIN BARRERAS para recolectar previa a la autorización y la información del título, la que puede ser más completa que cualquier caso posterior.  

7.1 Eventos en los cuales no es necesario la autorización

La autorización del título no es necesario cuando se trata de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

  2. Datos de naturaleza pública;

  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;

  4. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  1. Deberes de educación futura como responsable del tratamiento de datos personales

SISTEMA SIN BARRERAS, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes requisitos:

  1. Garantizar al Titular, en todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  1. Informe consecutivo al título sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten a la ley de la autorización concedida.

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento de manera veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  1. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente han adoptado las medidas necesarias para que la información se suministre a este.

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del trabajo. Suministramos al servidor del tratamiento, según el caso, solo los datos, con el tratamiento adecuado de conformidad con lo previsto en la ley presente.

  1. Exigir al cargo del trabajo en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del título.

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  1. El proceso al que se llevó a cabo el tratamiento cuando esta información se encuentra en discusión por parte del Título, una vez se ha presentado la reclamación y no se ha finalizado el trámite respectivo.

  1. Una aplicación del título sobre el uso dado a sus datos.

  1. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando presente las medidas de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  1. ll) Cumplir las instrucciones y requisitos que imparte la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales.

9.1 Tratamiento de datos personales de empleados 

SISTEMA SIN BARRERAS recolecta los datos personales de sus trabajadores, los que están calificados por la compañía como reserva, y los que solo son revelados por la empresa, con la autorización del titular, o cuando es una autoridad competente.  

  1. Las finalidades para las personas son los datos personales de los empleados de la empresa Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que imparten las autoridades colombianas competentes;

  1. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c)Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

  1. Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.

  1. Consultar memorandos o llamados de atención.

  1. Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.

  1. Contactar a familiares en casos de emergencia.

  1. SISTEMA SIN BARRERAS almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que han sido obtenidos en el proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

  1. El número solo de este libro se trata por el área de Recurso Humano, con la finalidad de administrar la relación contractual entre SISTEMA SIN BARRERAS y el empleado.

  1. SISTEMA SIN BARRERAS trata datos sensibles de sus trabadores, para los efectos de este tratamiento se recolecta la respetuosa autorización que es todo caso, es expreso y facultativo, indicando claramente los datos más pequeños objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

  1. Así mismo, contar con sistemas de seguridad para el manejo de datos sensibles y su reserva, en el entendido que cuentos datos sensibles solo se utilizan por SISTEMA SIN BARRERAS para los fines antes que el mismo.

  1. Terminada la relación laboral, SISTEMA SIN BARRERAS procede a todos los datos personales que han obtenido el proceso de selección y la documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, que está en proceso todo a la información a nivel de medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información puede contener datos de carácter sensible.

  1. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

  1. Respecto a los procesos de selección de personal, SISTEMA SIN BARRERAS procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido en el proceso de selección y la documentación generada en su desarrollo, lo anterior, previa autorización expresa por parte del titular de la información, quien, en todo caso, tendrá la potestad de revocar la autorización previamente brindada.

9.2 Tratamiento de datos personales de socios 

SISTEMA SIN BARRERAS recolecta los datos personales de sus socios y los almacena en una base de datos que está calificada por la compañía como reserva, y que solo está revelada por la empresa con la autorización de la autorización del titular o cuando la autoridad es competente.  

Las finalidades para las personas son los datos personales de los accionistas de SISTEMA SIN BARRERAS  son: 

  1. Permitir el ejercicio de los derechos y derechos derivados de la calidad de Accionista;

  1. Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al Accionista; Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad;

Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que son otorgadas por los accionistas.  En todo caso, la información no es objeto de tratamiento por el tiempo adicional que requiere el manejo de la información. 

Finalmente, el acceso a la información personal se ajustó a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

9.3 Tratamiento de datos personales de Clientes 

SISTEMA SIN BARRERAS recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos que es calificada por la empresa como reserva, y solo se revela con la autorización expresa del titular o cuando se trata de una autoridad competente.  

Las finalidades para las cuales fueron usadas los datos personales de los Clientes de SISTEMA SIN BARRERAS fueron: 

  1. Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

  1. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

  1. Corroborar cualquier requerimiento que sea ocasionalmente en desarrollo del contrato celebrado.

  1. Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluidas las actividades de Envío de publicidad y trámite de garantías, entre otros.

  1. Verificar casos en que se detenga las partes.

  1. Vinculación en general de cada cliente.

  1. Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.

En todo caso, la información no es objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que requiere el contrato con las circunstancias legales o contractuales que requieren el manejo de la información.

9.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas 

SISTEMA SIN BARRERAS recolecta los datos personales de sus proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos del cual, aunque se compone en su mayoría de los datos públicos, es calificada por la compañía como reserva, y en el caso de los datos privados, solo los certificados por la empresa con la autorización del titular o cuando la autoridad competente lo solicita.  

Las finalidades para las personas son los datos personales de los Proveedores de SISTEMA SIN BARRERAS son: 

  1. Envío de invitaciones y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

  1. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.

Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

SISTEMA SIN BARRERAS, solo recaudado de los proveedores que necesitan, ventajas y no excesivos para la selección de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de los empleados por parte de SISTEMA SIN BARRERAS , tendrá en todo caso como la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez que este requisito, SISTEMA SIN BARRERAS, se convierte en información al proveedor o contratista, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. 

En todo caso, la información no es el objeto de tratamiento por la empresa, y el tiempo adicional que requiere el contrato con las circunstancias legales o contractuales que requieren el manejo de la información.

9.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso 

SISTEMA SIN BARRERAS recolecta los datos personales de sus visitantes y de los almacenamientos en una base de datos que está calificada por la empresa como reserva, y solo está revelada por la empresa con la autorización expresa del titular o cuando la autoridad es competencia lo solicite.  

Las finalidades para las personas son los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de SISTEMA SIN BARRERAS ET S.A.S son: 

  1. Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a las personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a personas que no estén autorizadas.

  1. Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.

  1. Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.

En todo caso, la información no es objeto de ningún tratamiento por un período superior a un año (1) año contado de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

  1. Datos de niños, niñas y adolescentes

SISTEMA SIN BARRERAS realiza el tratamiento de datos personales de menores de edad, para ello, la empresa recolecta la autorización para el tratamiento, la cual es diligenciada por parte del representante legal del menor, es decir: su padre, madre o curador; lo anterior, teniendo siempre presente el interés superior del menor y el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

  1. Procedimiento para la atención de consultas, reclamaciones y acciones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares

El Titular, sus causahabientes, su representante y / o apoderado, o quien se determina por estipulación a favor de otro; Puede hacer ejercicio de sus derechos contactando con nosotros a través de comunicación escrita a través del área responsable de datos personales en la compañía, la comunicación puede ser enviada al siguiente correo

electrónico:  servicliente@sistemassinbarreras.com  o a través de comunicación escrita radicada en  la calle 122 # 48 -21 int 2  Bogotá DC

  • Consultas

Se puede consultar la información personal del Título que reposa en las bases de datos de SISTEMA SIN BARRERAS y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. 

La consulta una vez recibida por la empresa y fue atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible, atender a la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresará los motivos de la demora y señalará la nueva fecha en la que se realizará la consulta, el cual será cualquier cosa que supere los cinco (5) días hábiles al vencimiento del primer término. 

  • Reclamos

Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de SISTEMA SIN BARRERAS se debe corregir, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de los requisitos de los contenidos en la Ley de Habeas Data, se puede presentar recuperación ante SISTEMA SIN BARRERAS, la cual será tramitada.

El reclamo se produjo por la comunicación escrita dirigida a SISTEMA SIN BARRERAS, con la identificación del título, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y el acompañamiento de los documentos. 

Si el reclamo es incompleto, se requerirá el cuidado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, que requirió el solicitante presente la información requerida, se entiende que ha desistido del reclamo.

En caso de que SISTEMA SIN BARRERAS reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa enviará a quien se corresponda con un término máximo de los dos (2) días hábiles e informará al Titular. 

Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará esta leyenda en el objeto de la discusión hasta que el reclamo muestre lo decidido. 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible, el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al titular de los motivos de la demora y la nueva fecha en la que se ofrecerá por su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles después del vencimiento del primer término.

11.3 Requisito de procedibilidad 

El Titular, sus causahabientes, su representante y / o apoderado, o quien se determina por estipulación a favor de otro; Solo podría presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de los derechos una vez que haya participado en el trámite de Consulta o directamente ante la empresa.

11.4 Petición de actualización y / o rectificación

SISTEMA SIN BARRERAS rectificará y actualizará, una solicitud del titular, la información que marque inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Título será el final de la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y la rectificación del tiempo y su presencia fueron aportados a la documentación que soporte tal petición. 

11.5 Revocatoria de la autorización y / o supresión del Dato

El Titular podrá revocar en cualquier momento, siempre y cuando no se encuentre en impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.

Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a SISTEMA SIN BARRERAS, la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: 

  1. Considere que los mismos no están siendo sometidos a los principios, requisitos y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

  1. Hayan dejado de ser necesario o se adecua a la finalidad de la cual fueron obtenidos.

Se ha cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que se han obtenido.  Tal supresión implica la eliminación del total de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SISTEMA SIN BARRERAS.

 El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto SISTEMA SIN BARRERAS puede negar la revocación de la autorización o la eliminación de los datos personales en los siguientes casos: 

  1. El titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

  1. La eliminación de datos obstaculiza las actuaciones judiciales o las gestiones vinculadas con la fiscalía, la investigación y la persecución de delitos o la actualización de las sanciones administrativas.

  1. Los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legal adquirida por el titular.

  1. Modificación de las políticas

SISTEMA SIN BARRERAS  se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda la actualización será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. 

En el evento que un titular no está de acuerdo con la nueva Política General y especialmente con los válidos que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular puede solicitar la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los titulares no pueden solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tiene un deber legal o contractual de tratar con los datos. 

  1. Vigencia

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 03 de noviembre de 2023. La vigencia de las Bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.